У світі ІТ-бізнесу основою є контракти. Це можуть бути договори на закупівлю дрібниць для офісу, угоди з клієнтами або масштабні контракти про злиття та поглинання. Проте багато компаній досі не мають належно налагодженого процесу підписання контрактів і покладаються на електронну пошту для узгодження. У цій статті юрист і СЕО Tretten Lawyers Максим Носарев пояснює, чому ІТ-компаніям необхідний структурований договірний процес, як його реалізувати та коли це слід робити.
Суть договірного процесу та його значення
Головною метою договірного процесу є створення документа (політики), який стане не тільки корисним посібником для нових співробітників, а й технічним завданням для розробників, які будуть автоматизувати цей процес.
Якісно організований договірний процес спрощує контроль за операційною діяльністю бізнесу, що дозволяє уникнути затримок у підписанні та помилок, які можуть призвести до значних фінансових витрат. Крім того, формалізація процесу підвищує довіру з боку клієнтів: компанія з чітким договором виглядає надійніше.
Правильно організовані процеси також підвищують вартість компанії, що є важливим, оскільки багато ІТ-компаній з часом стикаються з питаннями злиття та поглинання.
Неправильні підходи до процесу підписання договорів
Виключення усіх зацікавлених сторін з процесу
Часто IТ-компанії надіслали запит на погодження договору юристу, який вносить правки й повертає його. Однак покладати всю відповідальність на юриста — це не найслідніша стратегія. Адже юрист оцінює документ лише з юридичної точки зору, не враховуючи специфіку інших напрямків. Важливо залучити людей, які аналізують документ з фінансової, технічної та підтримуючої позицій.
Кожен окремий договір вимагає участі різних стейкхолдерів:
- Для клієнтського контракту важливими є CFO, Delivery-менеджери, CTO та CEO.
- У випадку закупівлі особливих товарів, досить буде учасників з відділів постачання та бухгалтерії.
- Якщо йдеться про злиття та поглинання, до участі необхідно залучити всіх керівників та бенефіціарів.
Цей підхід допоможе уникнути репутаційних та фінансових втрат. Усі, хто працює над завданнями, визначеними договором, зможуть своєчасно ознайомитися з умовами.
Обговорення договорів у е-мейл-листуванні
Ще однією проблемою є погодження контрактів через електронну пошту. Зазвичай юрист ініціює переговори і додає всіх стейкхолдерів у лист. Коли відбувається обговорення, виникає безліч переписок, і важко відстежити зміни. Якщо паралельно створюються нові гілки листування, можна легко заплутатися.
Саме тому передові ІТ-компанії переходять до автоматизованих систем для погодження та підписання договорів, таких як Jira або Zoho, які вже використовуються в багатьох компаніях.
Договори — це фактично проекти, і для їх оформлення можна використовувати CRM-системи. Це дозволяє рухатися за чітким алгоритмом, контролювати всі зміни, коментувати, залучати необхідних учасників та визначати дедлайни.
Інтеграція в CRM дозволяє легко зберігати підписані контракти і знаходити їх при необхідності, що є великим плюсом.
З досвіду: компанія звернулася за допомогою, адже їхній процес підписання договорів відбувався лише через електронну пошту. Юрист постійно забував додавати необхідних людей до листів, що призводило до затримок у погодженні.
Результат: плутанина у договорах
У підсумку компанія вирішила перейти на автоматизовану платформу в Jira, що налагодило процес. Зараз СЕО може швидко знайти потрібний тикет і знати історію угоди. Юрист уже не хвилюється про пропущені адреси — всі учасники автоматично інтегруються в систему з відповідними нагадуваннями.
Рекомендація: автоматизація договірного процесу є необхідністю. Враховуючи, що в ІТ усі документи зараз здебільшого електронні.
Політику, про яку йшлося, можна інтегрувати у вашу CRM-систему. Це може зробити внутрішній юрист разом із технічним відділом або зовнішні спеціалісти з досвідом у налагодженні таких процесів.
Ігнорування правил архівування та зберігання документів
Коли договір нарешті узгоджено, його потрібно підписати та зберегти. Деякі компанії покладаються на ініціатора договору, і це часто призводить до проблем. Якщо він сам підписує договір, то й зберігає його, а через деякий час не може знайти.
Приклади з практики свідчать про те, що компанії іноді втрачають контракти, які не були підписані, хоча співпраця вже велась. Такі ситуації викликають занепокоєння у керівництва.
Тому варто призначити юриста контролером всього процесу — від ініціації до підписання та архівування документів у визначеному просторі, наприклад, Google Drive чи SharePoint.
Це має забезпечити централізоване зберігання документів із доступом для ключових осіб.
Коли компанії усвідомлюють необхідність впровадження договірного процесу
На початку, коли компанія невелика та має обмежену кількість клієнтів, формальний процес підписання договорів зазвичай не є критично важливим. Юрист може працювати індивідуально.
Проте коли кількість проектів і контрагентів зростає, потрібно задуматися про впровадження належної структури.
Кожна ІТ-компанія перетворюється на стадію зростання, коли їй потрібно відповідати певним стандартам, зокрема ISO 27001:2013, що вимагає наявності автоматизованої системи для погодження договорів.
З практичного досвіду: компанія звернулася за допомогою у формалізації та автоматизації процесу підписання договорів для отримання сертифікації ISO. Ми допомогли створити політику та впровадили її в CRM, що дозволило пройти аудит і отримати сертифікат.
Висновок
Наявність договірного процесу — це не зайва бюрократія. Це важливий аспект, який забезпечує стабільне зростання і розвиток компанії.
Якщо існуючий процес не працює, слід задуматися над його вдосконаленням та автоматизацією. Це позитивно вплине не лише на співробітників, які отримають зрозумілі правила, але й на клієнтів, які оцінять організованість вашої роботи з контрактами.
